A. Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan
informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu:
secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi
informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses
komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui
telepon,radio,televisi,dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan
komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
Surat adalah
salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, istansi,
atau organisasi.
B. Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki formst
penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Denganadanya format surat,
penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang
melainkan ditempatkan sesuai ketentuan.
Bentuk penulisan surat atau format surat yang
lazim dipergunakan ada 5 bentuk,yaitu:
1. Bentuk
lurus penuh (full block style)
2. Bentuk
lurus (block style)
3. Bentuk
setengah lurus (semiblock style) terdapat dua jenis, yaitu:
- Bentuk Indonesia lama (versi a)
- Bentuk Indonesia lama (versi b)
Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk
surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi
a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b.
Pusat bahas dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format
semiblock style (versi b) karena ini dianggap lebih efisien dan lebih
menarik.
4. Bentuk
lekuk (indented style)
5. Bentuk
paragraf menggantung (hanging paragrafh)
Berdasarkan
pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.
1. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan
pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang
anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman. Ciri-ciri surat pribadi
seperti berikut:
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan
si penulis surat.
(5) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat
resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang
bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun
organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut:
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya
adalah lembaga atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah
organisasi atau lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu
(tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat
dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan
pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari
instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat
perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat
perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat
permohonan cuti. Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut:
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau
lembaga yang bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor
pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi
pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format
setengah lurus versi b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah
dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis
pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa
bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa
surat ditujukan. Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa
lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat.
Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi
karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus
menggunakan bahasa yang resmi dan formal. Lain halnya dengan surat resmi dan
surat dinas, penggunaan bahasa cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur
kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas
dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau
kedinasan.
Berikut contoh surat
pribadi, resmi, dan dinas.
Contoh
surat pribadi:
Bandung, 1 Juni 2007
Menjumpai
Kakakku Wisnu
Di Jakarta
Assalamu’alaikum wr.wb.
Apa kabar, Kak? Sehat-sehat saja, kan? Maaf ya, Kak
baru kali ini Rina baru bisa kirim kabar. Harap maklum, karena Rina sibuk
belajar untuk menghadapi ujian akhir semester. Oh iya, bagaimana keadaan Kakak
sekarang, mudah-mudahan selalu sehat juga baik-baik saja dan pekerjaan Kakak
berjalan dengan lancar.
Ibu dan Bapak alhamdulillah kabarnya baik-baik saja.
Mereka kirim salam buat Kakak dan mereka pesan supaya Kakak jaga kondisi tubuh
dengan baik dan jangan lupa beribadah yang paling utama. Kak, Bapak dan Ibu
sekarang aktif lho berolahraga. Mereka setiap pagi rajin jalan pagi, malah
sekarang mereka ikut senam jantung sehat yang diadakan di lapangan RW kita.
Kak, sebentar lagi, kan bulan Ramadhan. Kakak pulang ke Bandung atau tidak?
Supaya kita bisa berkumpul kembali sama-sama berpuasa dan buka puasa
bareng-bareng. Oh iya, Kak, kalau Kakak memang nggak bisa datang di bulan
Ramadhan nanti, Rina harap kakak usahakan datang sebelum hari raya Idul Fitri,
ya.
Kalau Kakak mau pulang ke Bandung, tolong sebelumnya
kasih kabar dulu, ya. Supaya kita bisa jemput di stasiun. Kak, udahan dulu, ya.
Kita di sini selalu berdoa kepada Allah supaya Kakak selalu diberikan kesehatan,
kemudahan dalam pekerjaan, dan sukses selalu. Cukup sekian dulu, Kak, lain
waktu disambung lagi. Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Adikmu,
Ttd.
Rina Wati
Contoh
Surat Resmi Pemberitahuan:
D. Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau
diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara
khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik.
Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut
hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan
memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut:
1. Tempat dan tanggal penulisan surat
2. Perihal
3. Alamat surat
4. Salam pembuka
5. Pembuka surat
6. Tujuan surat lamaran pekerjaan
7. Identitas pelamar
8. Penutup surat
9. Tanda tangan dan nama jelas pelamar
Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi
ramburambu berikut ini:
1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas
bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak
pengetikan 1 spasi.
3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip
ex, dan koreksian.
4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu
bekerja dengan baik.
5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu
“ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus
memenuhi aturan sebagai berikut.
(1) Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
(2) Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
(3) Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon
pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau
instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau
media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat
atas inisiatif dari calon pelamar sendiri.
Contoh surat lamaran pekerjaan yang umum:
Perihal : Lamaran pekerjaan Jakarta, 20 Mei 2007
Yth. Pimpinan PT Wahana Karya
Jalan Pemuda I no. 10
Jakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan pengumuman yang dimuat pada harian umum Merdeka, tanggal 16 Mei
2007, dengan ini saya berminat untuk mengajukan diri menjadi staf bagian
Marketing di PT Wahana Karya yang Bapak/Ibu pimpin. Data diri saya sebagai
berikut.
Nama : Sinta
Nur Ramadhani
Tempat, tanggal
lahir : Jakarta, 8 September 1982
Pendidikan
terakhir : Sarjana Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta
Alamat : Jalan Lembah Griya Indah No. 10, Depok
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan
:
1. satu lembar daftar riwayat hidup
2. satu lembar fotokopi ijazah terakhir
3. satu lembar transkrip nilai
4. tiga lembar fotokopi sertifikat pendidikan komputer
dan bahasa Inggris
5. satu lembar fotokopi KTP
6. dua lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm
7. satu lembar surat pengalaman kerja.
Demikian surat lamaran ini saya sampaikan dengan
harapan mendapat perhatian dari Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya
mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ttd.
Sinta Nur Ramadhani
Contoh Surat lamaran model gabungan dengan daftar riwayat hidup:
Hal : Lamaran Pekerjaan Jakarta,
20 mei 2006
Yth. Pemasang Iklan
PO Box 4853
Jakarta 11048
Dengan hormat,
Setelah membaca iklan perusahaan
Bapak/Ibu yang dimuat di harian sore Suara Pembaruan, 18 Mei 2006, dengan ini
saya mengajukan permohonan sebagai staf Akunting.
Adapun keterangan mengenai diri saya
adalah sebagai berikut.
Nama
: Ellis Fitriani
Tempat/tanggal lahir
: Semarang, 10 Agustus 197
Alamat : Jalan Kroya, No. 50 Jakarta
Pendidikan
: Tahun 1989, tamat SMP Negeri 10 Jakarta, tahun 1992, tamat SMA Negeri 58
Jakarta, tahun 1996, tamat Akademi Perbankan Nasional Jakarta.
Pengalaman Kerja
: Tenaga Pembukuan pada CV CENTRAL ASIA Semarang selama 2 tahun, Staf Akuntansi
PT Citra Jakarta selama 3 tahun
Hobi : Membaca
Referensi :
Drs. Suparman Kepala Bagian Personalia CV CENTRAL ASIA Semarang, tlp (024)
332115 / Wijaya Akt. Akuntan PT Citra Jakarta tlp (021) 551223
Selain itu, saya dapat mengoperasikan
komputer Microsoft Word, Excel, Access, dan mampu berbahasa inggris lisan dan
tulisan.
Untuk melengkapi surat lamaran ini,
saya lampirkan pula syarat-syarat yang diperlukan.
Atas kebijakan Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya
Ttd
Ellis Fitriani
Lampiran :
1. Fotokopi ijazah Akademi Perbanas
2. Fotokopi sertifikat kursus komputer
3. Fotokopi sertifikat kursus bahasa Inggris
4. Surat pengalaman kerja
5. Surat keterangan sehat
6. Pasfoto ukuran 4 x 6 (2 lembar)
E. Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran
“an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan
datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau
dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah
ditetapkan dalam undangan. Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada
orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik
mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat
mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan
adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara
dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang
telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1) nama badan usaha,
(2) alamat badan usaha,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) alasan,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) tempat,
(6) acara.
c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama badan usaha,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.
Contoh : Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha
F. Surat Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang
berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti
surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi Surat
edaran adalah surat
pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada
pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal,
misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau
suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi surat
edaran:
(1). di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat
yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
(2). di perusahaan swasta, surat edaran dapat
berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.
Macam surat edaran:
1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan
kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah
pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan
instansi tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat
edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta
penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk
kelulusan ujian.
3. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan
sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk
memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan
masyarakat / khalayak.
2. Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah
Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.
a. Kepala surat
(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar
seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah.
(2) Sebelah kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama
pejabat dan alamat yang dituju.
(3) Sebelah kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan
tahun.
b. Isi surat edaran/batang tubuh Dirumuskan dalam
bentuk uraian yang terdiri atas:
(1) pendahuluan
(2) inti
(3) penutup
c. Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
(1) nama jabatan
(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
(3) nama pejabat dan NIP/NRP
(4) cap dinas
(5) tembusan (bila dianggap perlu)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar